woensdag 26 maart 2014

Waarom komen mijn e-mails niet aan?

Wanneer er een email wordt verstuurd vanuit TeleManager dan wordt deze verstuurd vanaf de mail server van Blue Inkt, smtp1.blueinkt.com. In de e-mail template kan in principe elk willekeurig e-mail adres worden opgenomen, bijvoorbeeld info@klant.nl.

Om het ongeautoriseerd toesturen van e-mails te voorkomen is het mogelijk om zogenaamde SPF records op te nemen in de mail server aan de kant van de klant (in dit geval klant.nl). Er zijn drie mogelijke situaties;

1 Er is geen SPF record opgenomen
Wanneer er bij klant.nl geen SPF record is opgenomen dat worden de e-mails vanuit smtp1.blueinkt.com gewoon bezorgd en is er niet aan de hand. 

2. Er is een SPF record opgenomen zonder autorisatie 
Wanneer er wel een SPF record is opgenomen dan mogen er alleen e-mails vanuit een gespecificeerd domein wordt verstuurd. Een voorbeeld is v=spf1 include:spf.protection.outlook.com –all, alleen e-mails vanaf outlook.com komen worden vestuurd.

3. Er is een SPF record opgenomen met autorisatie 
Wanneer er op de mail server van de klant (klant.nl)

Om te achterhalen welke situatie van toepassing is kun de volgende link worden gebruikt voor controle. http://www.openspf.org/Why?scope=mfrom;identity=xxx;ip=5.255.64.53. Het IP adres 5.255.64.53 is van de mail server van Blue Inkt, smtp1.blueinkt.com. Op de plek van xxx kan het email adres worden opgenomen van de klant. Drie voorbeelden

1 Er is geen SPF record opgenomen
http://www.openspf.org/Why?scope=mfrom;identity=info@klant.nl;ip=5.255.64.53. In de tekst staat o.a. opgenomen 'The domain klant.nl has not published an SPF policy', er is dus geen SPF record toegevoegd. Als er verder geen andere oorzaken zijn dan zal de e-mail worden bezorgd.

2. Er is een SPF record opgenomen zonder autorisatie  
http://www.openspf.org/Why?scope=mfrom;identity=info@example.com;ip=5.255.64.53. In de tekst staat o.a. 'However, the domain example.com has declared using SPF that it does not send mail through smtp1.blueinkt.com (5.255.64.53). That is why the message was rejected.' Omdat er een SPF record is opgenomen in de mail server van de klant en smpt.blueinkt.com is niet opgenomen in de record, mogen er geen e-mails verstuurd worden vanuit TeleManager uit naam van deze klant.

3. Er is een SPF record opgenomen met autorisatie   
http://www.openspf.org/Why?scope=mfrom;identity=fm_eib_verkoop_midden@eneco.com;ip=5.255.64.53. In de tekst staat o.a. opgenomen' The domain eneco.com has authorized smtp1.blueinkt.com (193.93.173.204) to send mail on its behalf, so the message should have been accepted.' De e-mail mogen dus verzonden worden vanuit TeleManager.

Wat moet ik doen?
Alleen in situatie 2 doen zich problemen voor. Vraag de klant of ze de SPF record willen aanpassen. De bestaande SPF record moet worden uitgebreid

voorbeeld huidige SPF record
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com 

Voorbeeld aangepaste (nieuwe) record.
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com  a:smtp1.blueinkt.com -all